Jesamine Nel, e-mail: nel@pulsarexpo.eu

Vedoucí administrativy a výkonné podpory
Oddělení: Administrativa a výkonná podpora
Název pozice: Vedoucí administrativy a výkonné podpory
Nadřízený: co-CEO (Strategie a rozvoj organizace)
Organizační zařazení: Chief of Staff / Kancelář co-CEO
Rozsah podpory: Oba co-CEO / společníci a administrativní podpora společnosti
Hlavní odpovědnosti
1. Vedení administrativní funkce
Vést, rozvíjet a systematicky řídit tým Administrativy a výkonné podpory tak, aby poskytoval spolehlivou, profesionální a efektivní podporu společnosti i oběma co-CEO.
Definovat role v týmu, priority, rozdělení pracovní zátěže, úroveň poskytovaných služeb a zastupitelnost jednotlivých členů týmu a zajistit efektivní koordinaci podpůrných kapacit.
2. Nastavení modelu poskytování služeb, prioritizace a rozdělování práce
Odpovídat za nastavení modelu fungování oddělení Administrativy a výkonné podpory a rozdělovat práci mezi členy týmu podle jejich specializace, obchodních priorit a potřeb obou co-CEO.
Zajišťovat jasně vymezené odpovědnosti, kontinuitu poskytované podpory, dodržování pravidel důvěrnosti a efektivní zajištění jak firemních záležitostí, tak určených osobních a rodinných záležitostí.
3. Tvorba pravidel, standardů a administrativní řízení
Odpovídat za návrh, implementaci a průběžné zlepšování interních politik, standardních operačních postupů (SOP), pravidel, šablon a standardů pro oblast administrativy.
Zajistit, aby administrativní procesy byly jasně definované, zdokumentované, v souladu s interními pravidly a důsledně dodržované v rámci celé funkce.
4. Dohled nad kancelářským provozem a administrativními službami
Prostřednictvím týmu i externích dodavatelů zajišťovat efektivní provoz kanceláří a administrativní podporu napříč lokalitami společnosti.
Dohlížet na kancelářský provoz, podporu související se správou budov, návštěvy, organizaci schůzek, cestovní administrativu, firemní akce, správu dokumentů, archivaci, poštovní agendu, správu inventáře a další podpůrné služby.
5. Výkonná a osobní podpora co-CEO
Poskytovat důvěrnou a vysoce profesionální výkonnou podporu oběma co-CEO a společníkům v obchodních a strategických záležitostech.
Zajišťovat, aby určené osobní a rodinné záležitosti byly prostřednictvím týmu řešeny diskrétně, spolehlivě a s odpovídající prioritou.
Působit jako hlavní kontaktní osoba pro citlivé záležitosti vyžadující úsudek, důvěru nebo eskalaci.
6. Sekretariát porad vrcholového vedení a sledování plnění úkolů
Vykonávat funkci oficiálního sekretáře porad vrcholového vedení (Top Management Meetings).
Ve spolupráci s předsedajícím (Chair), Chief of Staff a příslušným co-CEO připravovat podklady pro jednání, koordinovat tok dokumentace, zpracovávat a finalizovat zápisy z jednání, koordinovat schvalování a podpisy a spravovat oficiální archiv jednání.
Vést registr přijatých rozhodnutí a úkolů z porad vrcholového vedení a zajistit, aby každé schválené rozhodnutí bylo převedeno do konkrétního úkolu s jasně určeným vlastníkem a termínem splnění.
Průběžně sledovat stav plnění úkolů, konsolidovat aktualizace, připomínat odpovědným osobám blížící se termíny a eskalovat opožděné, blokované nebo nejasné úkoly předsedajícímu, Chief of Staff nebo příslušnému co-CEO.
7. Řízení dodavatelů, rozpočtu a administrativních zdrojů
Odpovídat za administrativní rozpočet, nákupy související s provozem kanceláře a vztahy s dodavateli v rámci svěřené oblasti.
Zajišťovat hospodárné využívání prostředků, vysokou kvalitu služeb, dodržování smluvních závazků, kontinuitu klíčových podpůrných služeb a efektivní využívání administrativních zdrojů.
8. Mezioddělová spolupráce a kvalita poskytovaných služeb
Zajišťovat úzkou spolupráci mezi oddělením Administrativy a výkonné podpory a ostatními útvary společnosti.
Slaďovat poskytovanou podporu s potřebami společnosti a vytvářet profesionální, vstřícné a dobře organizované pracovní prostředí pro zaměstnance, návštěvy i oba co-CEO.

Автоматичний переклад українською / Automatický překlad do ukrajinštiny

Інші керівники в галузі управління бізнесом, адміністративної та допоміжної діяльності

Джесамін Нел, електронна пошта: nel@pulsarexpo.eu Керівник відділу адміністрування та підтримки керівників Відділ: Адміністрація та підтримка керівників Посада: Керівник відділу адміністрування та підтримки керівників Керівник: співгенеральний директор (стратегія та організаційний розвиток) Організаційна класифікація: Керівник апарату / Офіс співгенерального директора Сфера підтримки: Як співгенеральні директори / партнери, так і адміністративна підтримка компанії Основні обов'язки 1. Управління адміністративною функцією Керувати, розвивати та систематично керувати командою адміністрування та підтримки керівників для забезпечення надійної, професійної та ефективної підтримки компанії та обом співгенеральним директорам. Визначати ролі в команді, пріоритети, розподіл робочого навантаження, рівень наданих послуг та замінюваність окремих членів команди, а також забезпечувати ефективну координацію можливостей підтримки. 2. Встановлення моделі надання послуг, пріоритети та розподіл праці Відповідає за встановлення операційної моделі відділу адміністрування та підтримки керівників та розподіл роботи між членами команди відповідно до їх спеціалізації, бізнес-пріоритетів та потреб обох співгенеральних директорів. Забезпечувати чіткі обов'язки, безперервність підтримки, дотримання правил конфіденційності та ефективне вирішення як корпоративних питань, так і визначених особистих та сімейних питань. 3. Управління політиками, стандартами та адміністрацією Відповідає за розробку, впровадження та постійне вдосконалення внутрішніх політик, стандартних операційних процедур (СОП), правил, шаблонів та стандартів для адміністративної сфери. Забезпечує чітке визначення, документування адміністративних процесів відповідно до внутрішніх правил та їх послідовне дотримання протягом усієї функції. 4. Контроль за офісною роботою та адміністративними послугами Забезпечує ефективну офісну діяльність та адміністративну підтримку на всіх місцях розташування компанії через команду та зовнішніх підрядників. Контролює офісну діяльність, підтримку управління будівлею, візити, організацію зустрічей, адміністрування поїздок, корпоративні заходи, управління документами, архівування, поштову розкладку, управління запасами та інші допоміжні послуги. 5. Виконавча та особиста підтримка співгенерального директора Надає конфіденційну та високопрофесійну виконавчу підтримку як співгенеральному директору, так і партнерам з бізнес-питань та стратегічних питань. Забезпечує, щоб виявлені особисті та сімейні питання вирішувалися дискретно, надійно та з належним пріоритетом командою. Виступає основною контактною особою з делікатних питань, що потребують розсудливості, довіри або ескалації. 6. Секретаріат для зустрічей вищого керівництва та відстеження завдань Виступає офіційним секретарем для зустрічей вищого керівництва. У співпраці з Головою, Керівником апарату та відповідним Співгенеральним директором готувати матеріали для зустрічей, координувати потік документації, обробляти та завершувати протоколи зустрічей, координувати затвердження та підписи, а також вести офіційний архів зустрічей. Ведти реєстр прийнятих рішень та завдань із зустрічей вищого керівництва та забезпечувати, щоб кожне затверджене рішення було перетворено на конкретне завдання з чітко визначеним відповідальним та терміном виконання. Постійно контролювати стан завдань, консолідувати оновлення, нагадувати відповідальним особам про майбутні терміни та ескалувати затримані, заблоковані або незрозумілі завдання Голові, Керівнику апарату або відповідному Співгенеральному директору. 7. Управління постачальниками, бюджетом та адміністративними ресурсами Відповідальний за адміністративний бюджет, закупівлі, пов'язані з офісною діяльністю, та відносини з постачальниками у закріпленій сфері. Забезпечувати економне використання коштів, високу якість послуг, дотримання договірних зобов'язань, безперервність ключових допоміжних послуг та ефективне використання адміністративних ресурсів. 8. Міжвідомча співпраця та якість наданих послуг Забезпечувати тісну співпрацю між відділом адміністративної та виконавчої підтримки та іншими відділами компанії. Узгоджувати надану підтримку з потребами компанії та створювати професійне, дружнє та добре організоване робоче середовище для співробітників, відвідувачів та обох Співгенеральних директорів.

Ви можете знайти більше вакансій тут

Дивіться канал у телеграмі